Stammdaten
Einmal gepflegt, überall gültig – von der Planung bis zur Abwesenheit.
Funktionen
HR und Mitarbeiterverwaltung
Alle Mitarbeiterdaten, Dokumente und Qualifikationen zentral – jeder mit eigenem Account.
Der Aktenschrank ist das Problem
Personalunterlagen liegen in vielen Betrieben an drei Orten gleichzeitig: im Ordner im Büro, als Scan im Mailpostfach und als Foto auf einem Handy. Solange niemand danach fragt, funktioniert das.
Gefragt wird meist im ungünstigsten Moment – bei einer Prüfung, bei einem Unfall oder wenn ein Auftraggeber Nachweise sehen will. Dann zählt nicht, dass die Unterlagen existieren, sondern wie schnell sie auffindbar sind.
Qualifikationen sind Betriebsmittel
In der Baumpflege hängt an Qualifikationen mehr als eine Zeile im Lebenslauf. Wer welche Ausbildung und welche Nachweise hat, entscheidet darüber, wer eingeteilt werden darf.
Deshalb liegen Qualifikationen in ArboFlow am Mitarbeiter und nicht in einer separaten Liste: Beim Verplanen eines Einsatzes ist einsehbar, wen man vor sich hat.
Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Account. Das ist weniger eine Komfortfrage als eine Voraussetzung dafür, dass Zugriffe zuordenbar sind und jeder genau den Ausschnitt sieht, den seine Rolle vorsieht.
Ein- und Austritt sind der Härtetest
Wie gut Personaldaten gepflegt sind, zeigt sich nicht im laufenden Betrieb, sondern an den Rändern: wenn jemand anfängt und wenn jemand geht.
Beim Eintritt entscheidet sich, ob die Person am ersten Tag arbeiten kann – Zugang, Rolle, Zuordnung zum Team. Beim Austritt entscheidet sich etwas Unangenehmeres: ob der Zugang tatsächlich geschlossen wird. In Betrieben mit Saisonkräften ist das kein Einzelfall, sondern ein wiederkehrender Ablauf.
Weil jeder Mitarbeiter einen eigenen Account hat, ist beides eine bewusste Handlung statt einer Nebensache. Ein geteiltes Passwort im Büro kennt keinen Austritt.
Was am Mitarbeiter hängt
Dokumente
Verträge und Unterlagen an der Person statt im Ordner im Büro.
Qualifikationen
Ausbildungen und Nachweise dort, wo sie bei der Einteilung gebraucht werden.
Eigener Account
Jeder mit eigenem Zugang, damit Zugriffe zuordenbar bleiben.
Häufige Fragen
- Wer darf Personaldaten sehen?
- Das steuert das Rollen- und Rechtemanagement. Personaldaten gehören zu den Bereichen, bei denen sich ein enger Zuschnitt lohnt – ein Vorarbeiter braucht die Einsatzplanung, nicht den Arbeitsvertrag seiner Kollegen.
- Erinnert das System an ablaufende Nachweise?
- Qualifikationen und zugehörige Dokumente liegen am Mitarbeiter und sind damit einsehbar statt verstreut. Wie eng ihr Fristen dabei nachhalten wollt, ist eine Frage der Einrichtung – das klären wir im Onboarding an eurem konkreten Bestand.
- Was ist mit Urlaub und Krankmeldungen?
- Abwesenheiten haben einen eigenen Bereich, weil dort ein Genehmigungsablauf dranhängt. Sie greifen aber auf dieselben Mitarbeiterdaten zu.
- Und die Arbeitszeiten?
- Die Zeiterfassung ist ein eigener Bereich mit Arbeitszeitkonto, Arbeitszeitmodellen und einer Stempeluhr, die sich auch als Kiosk im Betrieb betreiben lässt. Sie greift auf dieselben Mitarbeiterdaten zu wie die Personalverwaltung.
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